چگونگی برنامه‌ریزی سازمانی

شرکت‌های ژاپنی نمونه بارز از اجرای برنامه‌ریزی سازمانی در جهان هستند. زمانی که جنگ جهانی دوم تمام شد، ژاپن عملاً یک ویرانه بود. دو میلیون نفر از بین رفته بودند. بیش از ۴۰ درصد شهرها دچار خرابی شده بودند و هیچ کارخانه‌ای باقی نمانده بود؛ اما امروزه شاهد آن هستیم که ژاپن یکی از قدرت‌های بزرگ جهانی است. ژاپن به‌قدری قدرتمند است که جهان از نظر تکنولوژی در حاشیه این کشور قرار می‌گیرد. صدها برند شماره یک دنیا در ژاپن فعال بوده و بدون هیچ توقفی در حال تولید و پیشرفت هستند. حتی همه‌گیری کرونا نتوانست به شرکت‌های ژاپنی آسیب وارد کند. اما دلیل این‌همه پیشرفت و توسعه چیست.سؤالی که پاسخ زیادی برای آن وجود دارد؛ اما ما در این مقاله تنها به برنامه‌ریزی سازمانی می‌پردازیم و نشان می‌دهیم چگونه یک شرکت با داشتن برنامه موفق عمل خواهد کرد.

برنامه‌ریزی سازمانی چیست؟

آنچه به یک سازمان دلیل موجودیت می‌دهد؛ نقشه راه را ترسیم می‌کند و موانع سازمان را برای رسیدن به اهداف مشخص می‌کند برنامه‌ریزی سازمانی است.برای برنامه‌ریزی سازمانی تیم مدیریت ارشد سازمان، اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شرکت را مشخص می‌کند. هنگامی‌که این اهداف تعریف و مشخص شد، استراتژی‌های شرکت، ترسیم شده و برنامه برای کارمندان مجموعه تعریف می‌شود.

مزیت‌های برنامه‌ریزی برای سازمان چیست؟

برنامه‌ریزی تنها برای سازمان‌های بزرگ نبوده و شرکت‌های کوچک نیز با داشتن برنامه‌ریزی می‌توانند به موفقیت دست پیدا کنند. برنامه‌ریزی سازمانی دارای مزایای خاصی است که به شرح زیر است.برنامه‌ریزی سازمانی این اطمینان را به کارمندان می‌دهد که برای رسیدن به اهداف چشم‌انداز وجود دارد.کارکنان هر شرکت با داشتن برنامه می‌توانند درک کنند که کار آنها برای رسیدن به موفقیت سازمان چه فوایدی خواهد داشت.برنامه‌ریزی در یک سازمان کمک می‌کند اهداف شرکت واقع‌بینانه شکل بگیردسازمانی که برنامه دارد اهداف مالی مشخص خواهد داشت. اهداف مالی مشخص‌ترین وجه در موفقیت یک شرکت است. زمانی که یک شرکت برای حضور کارمندانش برنامه داشته باشدتصمیم‌گیری‌ها با وجود برنامه‌ریزی سازمان سریع‌تر و بهتر شکل خواهد گرفت.

انواع برنامه‌ریزی در سازمان کدام است؟

در دنیای مدرن برای برنامه‌ریزی محدودیت وجود ندارد. امروز سازمانی مانند اپل، برنامه‌ریزی مخصوص به خود دارد. همین امر در شرکت گوگل وجود دارد و برنامه‌ریزی سازمان گوگل متفاوت از دیگر شرکت‌ها می‌باشد؛ اما به شکل کلاسیک برنامه‌ریزی سازمانی به چهار شکل انجام می‌شود.

برنامه‌ریزی استراتژیک سازمانی

برنامه‌ریزی راهبردی نام دیگر این نوع از Organizational planning است، نوع برنامه‌ریزی تمرکز بر روی اهداف است. هدف از این برنامه‌ریزی مشخص‌شدن مسیر شرکت در رسیدن به اهداف است. استراتژی مشخص می‌کند که زمان رسیدن به اهداف چه مدت باید طول بکشد و چه بخشی از سازمان درگیر چه مأموریتی باید باشد.

برنامه‌ریزی تاکتیکی سازمانی:

تاکتیک به نحوه اجرای یک تفکر مربوط است. استراتژی مرحله اول برنامه‌ریزی در سازمان است. مرحله بعد اجرای برنامه‌ریزی سازمانی است. این اجرا تاکتیک نام دارد. شرکت‌ها بر اساس اهداف خود برنامه را اجرا می‌کنند. نوع تاکتیک انتخاب شده بر اساس برنامه‌ریزی مدیران ارشد سازمان است. نظارت بر برنامه توسط مدیران میانی خواهد بود و اجرای تاکتیک طبق برنامه‌ریزی انجام شده توسط کارکنان شرکت خواهد بود.

برنامه‌ریزی عملیاتی سازمانی:

اجرای هر تاکتیک نیازمند قوانین و پشتیبانی‌های خود است. برنامه‌ریزان یک سازمان در زمان طرح یک برنامه باید نکاتی مانند چگونگی پشتیبانی، تجهیزات لازم و قوانین مخصوص را برنامه‌ریزی کنند. این برنامه باید به آن سمت برود که تاکتیک‌ها به‌راحتی اجرا شود.

برنامه‌ریزی احتمالی سازمانی:

یک برنامه‌ریز سازمانی همیشه این نکته را مدنظر قرار می‌دهد که امکان دارد در مواقعی امکان اجرای تاکتیک فراهم نباشد، این‌که چه زمان‌هایی این اتفاق رخ می‌دهد بستگی به تعاریف سازمانی دارد. مثلاً در یک سازمان برنامه‌ریزی احتمالی در زمان‌هایی طراحی می‌شود که شرکت با کمبود نیرو مواجه می‌شود اما برای شرکت دیگر برنامه‌ریزی احتمالی زمانی است که مواد اولیه دچار کمبود شود. برای همین برنامه‌ریزی سازمانی احتمالی کاملاً به شرکت و نوع آن بستگی دارد. هرچند بهتر است که تمام مواردی که منجر به آن می‌شود که یک برنامه دچار شکست شود در نظر گرفته شود و برای آن برنامه ریخته شود.

اصول برنامه‌ریزی سازمانی

برای این‌که بدانیم چگونه باید برای یک سازمان برنامه‌ریزی انجام دهیم بهتر است در ابتدا تفاوت بین برنامه و برنامه‌ریزی سازمانی را متوجه شویم برنامه عبارت است از سندی مکتوب که سلسله اقدامات در یک بازه زمانی را نشان می‌دهد، اما برنامه‌ریزی یک فرایند است که روش رسیدن به هدف را بیان می‌کند. برنامه‌ریزی در نهایت به برنامه منتهی می‌شود. برای یک برنامه‌ریزی اصولی نیاز است تا چند مرحله رعایت شود.

مرحله تحقیق: یک برنامه‌ریزی اصولی نیازمند داده‌های علمی است. اگر قرار است به هدفی برسیم باید موارد زیر را بدانیمچه منابعی در اختیار داریم: منظور شناسایی منابع مالی، لجستیکی و انسانی است. مثلاً برنامه‌ریز یک سازمان برای صادرات کالاهای تولیدی خود باید بداند چه تعداد ماشین حمل کالا دارد؟ چه میزان کالای قابل صادرات و چه تعداد نیرو برای جابه‌جایی کالا دارد؟از کدام منابع استفاده می‌کنیم: برنامه‌ریز سازمانی باید بداند در هر مرحله از کار چه موانعی مقابل خود دارد. مثلاً برای صادرات موانع حقوقی چیست؟ موانع کیفیتی که مانع از صادرات کالا می‌شود چیست؟ چه موانع لجستیکی (ماشین، نیرو، بسته‌بندی) وجود دارد هم زمان چه مقدار است؟ در کنار موانع و منابع، فاکتور زمان یکی دیگر از مواردی است که در برنامه‌ریزی سازمانی باید مدنظر داشته شود. زمان رسیدن به اهداف چه مقدار است. حداکثر زمانی که شرکت در اختیار دارد تا به اهداف خود دست پیدا کند چه میزان است.

مرحله سازماندهی: بعد از آنکه تحقیق انجام شد و داده‌ها به دست آمد، نیاز است تا سازماندهی منابع صورت بگیرد. به این منظور باید کلیه منابع برای رسیدن به هدف سازماندهی و در راستای برنامه به خط شوند. به طور مثال بعد از آنکه مشخص شد شرکت صادرات چند ماشین برای حمل بار در اختیار دارد باید برنامه‌ریز به‌گونه‌ای عمل کند تا همه منابع در راستای رسیدن به هدف صادراتی به‌کارگیری شوند.

مرحله رهبری: برای یک برنامه نیاز است تا یک رهبر یا مدیر موارد برنامه را موبه‌مو اجرا کند. در برنامه‌ریزیِ سازمانیِ منابع انسانی نقش مدیر، نظارت و پیگیری برنامه‌ریزی مصوب مدیران ارشد سازمان است. برای همین در برنامه‌ریزی اولیه باید نقش مدیرعامل مشخص باشد.

مرحله نظارت: هرچند در برنامه‌ریزی برای سازمان نظارت و بازرسی از چگونگی فرایند در خود برنامه نهادینه شده است، اما نیاز است قسمتی برای نظارت و کنترل بر همه سازمان طراحی شود. معمولاً چنین وظیفه‌ای به مدیران ارشد داده می‌شود.

کلام پایانی

یکی از مشکلات امروزه سازمان‌ها برنامه‌ریزی اشتباه است. برنامه‌ریزی امری هزینه‌بر بوده و باید توسط افراد متخصص انجام شود. اما سازمان‌ها برای آنکه این هزینه را نپردازند خود اقدام به برنامه‌ریزی می‌کنند. چنین برنامه‌ریزی سریع‌تر مکتوب خواهد شد، زیرا افراد داخل شرکت با سازمان آشنا بوده و مقدمات برنامه‌ریزی با سرعت بیشتری نوشته می‌شود.اما همیشه زمان برنامه‌ریزی و اجرایی شدن مطلوب نیست. وقتی مدیر شرکت خود برنامه‌ریزی می‌کند معمولا فاکتورهایی را در نظر می‌گیرد که هزینه‌بر نبوده و خرج اضافی برای سازمان نباشد.چنین برنامه‌ریزی صحیح و علمی نیست.

اگرچه نگاه هزینه‌ای نگاه صحیحی است، اما این نگاه اگر همراه با معیارهای علمی نباشد محکوم به شکست خواهد بود.فراموش نکیند برنامه‌ریزی سازمانی باید توسط افرادی انجام شود که درس مدیریت خوانده‌اند. این دقیقا همان کاری است که شرکت‌های ژاپنی انجام می‌دهند.تمام برنامه‌ریزی سازمان‌ها در ژاپن توسط متخصصان برنامه‌ریزی انجام می‌شود و در تمام شرکت‌ها کوچینگ‌ها و منتورها برای راهنمایی کارمندان حضور دارند.اگر قرار است یک شرکت در برنامه‌‎ریزی موفق شود باید از متخصصان امر کمک بگیرد اما قبل از هر چیز این شمایید که باید بدانید به کدام سمت می‌خواهید حرکت کنید، مربی میتواند همراه شما در این مسیر باشد.